"Pour
permettre aux enseignants de se consacrer à l'essentiel,
sans avoir à
négliger la logistique, et encore moins à la
subir, le Service Formation
Continue de l'Université Claude Bernard a
développé une activité
spécifique
d'assistance à l'organisation. En étroit
partenariat avec les équipes
initiatrices, elle leur apporte un professionnalisme et une souplesse
sans
équivalent : de la réservation des billets et des
sites à la gestion de
l'accueil et l'édition des documents, tout peut
être pris en charge et tout
peut être optimisé techniquement... et
financièrement.
Une gamme complète
de services
L'équipe de l'Espace Congrès du Service Formation
Continue peut intervenir à
toutes les étapes de l'organisation d'une rencontre, petite
ou grande :
Dès l'origine, en
apportant ses conseils pour la constitution du dossier de candidature
(pour les congrès internationaux) ou du dossier
administratif et pédagogique (pour les inscriptions
susceptibles d'être prises en charge par des tiers ou les
manifestations pouvant recevoir le label de l'Université).
Son expérience peut aussi être utile pour affiner
tous les aspects du projet : contraintes légales et
techniques, évaluation budgétaire, choix des
moyens et des lieux...
Lors de la
préparation, en se chargeant des demandes de devis, les
réservations (locaux, transports, hébergement,
restauration, interprétariat, activités
touristiques...) et des tâches documentaires (communication
papier et électronique, mailings, suivi de la remise des
textes des intervenants...). Le service est
équipé pour assurer la gestion commerciale et
administrative complète des manifestations : inscriptions
des participants, contributions des exposants ou des sponsors...
Pendant la manifestation, en
participant à la coordination des prestataires techniques,
à l'accueil et à la logistique
générale.
Après la
manifestation, en assurant la délivrance des certificats de
présence (pour les sessions de formation prises en charge),
la publication des actes (pour les colloques), le compte-rendu
financier... et en aidant à préparer la prochaine
édition.
Une gestion transparente et
personnalisée
L'espace
Congrès vous aide à élaborer votre
budget prévisionnel, puis, dès
le lancement de votre manifestation, ouvre une unité de
compte indépendante à
votre nom ; vous avez alors immédiatement la
possibilité d'engager les
premières dépenses. Il négocie
ensuite, au meilleur prix par rapport à la
concurrence, toutes les prestations nécessaires à
l'organisation d'un
événement de qualité. Les frais de
gestion, déterminés à l'avance,
représentent entre 13% et 23% des
recettes selon le travail fourni, ou si le tarif d'inscription à la manifestation est inférieur à 175€, un forfait de 34€ par inscrit. Après engagement de tous les
frais directs d'organisation, les sommes restantes sont à
votre disposition
pour compenser l'investissement de votre équipe. Pour ces
activités de types
"formation", l'Université n'est soumise ni à la
TVA, ni aux impôts
commerciaux
